Разработка номенклатур дел организаций

В соответствии с положениями пунктов 152, 161 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, номенклатура дел должна составляться в каждой организации с включением в нее всех заводимых в организации в течение года дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. В номенклатуру дел организации должны включаться дела на бумажном носителе, электронные дела, гибридные дела.

Почему важно иметь качественно разработанную номенклатуру дел организации?

• Номенклатура дел организации выполняет функции:

схемы группировки (распределения) исполненных документов по первичным логическим комплексам (делам) и систематизации дел;

схемы построения справочного аппарата на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве организации.

• На основании номенклатуры дел:

документы на бумажном носителе и в электронном виде, в том числе электронные документы, формируются в дела;

осуществляется индексация документов и дел.

• В номенклатуре дел закрепляются сроки хранения дел, образующихся в процессе деятельности организации, в том числе электронных и гибридных дел.
• Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений, сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Номенклатура дел используется как учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения при их передаче в архив организации.

БелНИИДАД имеет богатый опыт разработки номенклатур дел различных организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы

Квалифицированные специалисты БелНИИДАД разработают номенклатуру дел Вашей организации на основании комплексного анализа текущей документации с учетом специфики деятельности организации, а также используемых средств автоматизации документационного обеспечения управления. Ряд специалистов являются авторами профильных нормативных правовых актов, что обеспечит качественную разработку номенклатуры дел организации в соответствии с актуальной законодательной базой.

Стоимость и сроки проведения работ устанавливаются по договоренности с заказчиком. На стоимость и сроки проведения работ оказывают влияние размер и специфика деятельности организации, состав и объем ее документации и др.

Для получения дополнительной информации Вы можете оставить заявку по ссылке ниже или же обратиться по телефону: +375 17 363 02 01.

Разработка инструкций по делопроизводству организаций

В соответствии с пунктом 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству.

Почему важно иметь качественно разработанную инструкцию по делопроизводству в организации?

• Инструкция регламентирует единый порядок ведения делопроизводства, устанавливает правила подготовки, регистрации, учета и контроля исполнения документов на бумажном носителе и в электронном виде, в том числе электронных документов, их оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив.
• Правильно составленная Инструкция позволяет грамотно оформлять документы, обеспечивать их юридическую значимость, организовывать документооборот и повышать эффективность работы с документами, обеспечивать сохранность документов независимо от типа носителя в течение нормативно установленных сроков.
• Инструкция обеспечивает возможность применения современных информационных технологий (автоматизированных систем документационного обеспечения управления, систем электронного документооборота) в работе с документами.
• Инструкция учитывает специфику деятельности организации, наличие и функциональные возможности информационных систем, применяемых при работе с документами, адаптирует требования нормативных правовых актов в сфере делопроизводства к конкретным условиям и потребностям организации.
• Инструкция помогает дисциплинировать персонал и привлекать его к ответственности за нарушение порядка работы с документами.

БелНИИДАД имеет богатый опыт подготовки локальных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства.

Квалифицированные специалисты БелНИИДАД разработают инструкцию по делопроизводству организации на основании комплексного анализа текущей документации с учетом специфики деятельности организации, а также используемых средств автоматизации документационного обеспечения управления. Ряд специалистов являются авторами профильных нормативных правовых актов, что обеспечит качественную подготовку инструкции в Вашей организации в соответствии с актуальной законодательной базой.

Стоимость и сроки проведения работ устанавливаются по договоренности с заказчиком. На стоимость и сроки проведения работ оказывают влияние размер и специфика деятельности организации, состав и объем ее документации, наличие и функциональные возможности применяемых для работы с документами информационных систем и др.

Для получения дополнительной информации Вы можете оставить заявку по ссылке ниже или же обратиться по телефону: +375 17 363 02 01.

Разработка перечней документов с указанием сроков хранения

Одними из ключевых и наиболее сложных в архивном деле и делопроизводстве являются вопросы экспертизы ценности документов, основными задачами которой являются определение сроков хранения документов и отбор документов на хранение или уничтожение. Проведение экспертизы ценности является обязательным условием включения документов, образующихся в процессе деятельности различных государственных органов и иных организаций, в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Решению задач экспертизы ценности документов способствует применение перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140, а также ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, перечней документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения.

Необходимость разработки ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения предусмотрена статьей 4 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве».

БелНИИДАД проводит разработку:

• перечней документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения;
• перечней документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Стоимость и сроки проведения работ устанавливаются по договоренности с заказчиком.

Для получения дополнительной информации Вы можете оставить заявку по ссылке ниже или же обратиться по телефону: +375 17 363 02 01.