С 21 по 23 июня 2011 г. на белорусской земле прошли уже ставшие традиционными для архивистов постсоветского пространства мероприятия: заседание Консультативного совета руководителей государственных архивных служб государств – участников СНГ, а также XII Общая конференция Евроазиатского регионального отделения (ЕВРАЗИКИ) Международного совета архивов.
21 июня в Минске, в здании Исполнительного секретариата Содружества Независимых Государств состоялось заседание Консультативного совета руководителей государственных архивных служб государств – участников СНГ. В нем приняли участие делегации архивистов Азербайджанской Республики, Республики Армения, Республики Беларусь, Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Литовской Республики, Российской Федерации, Республики Узбекистан и Украины, которые возглавляли, соответственно, начальник Национального архивного управления Азербайджанской Республики А.А.О. Пашаев, директор Национального архива Армении А.С. Вирабян, директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.И. Адамушко, заместитель председателя Комитета информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан Б.К. Арпабаев, директор Государственного архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики О.К. Ахмедов, советник Министерства культуры Литовской Республики В. Григорайтис, заместитель руководителя Федерального архивного агентства России В.П. Тарасов, заместитель генерального директора Агентства "Узархив" Республики Узбекистан Д.Л. Кучарова и председатель Государственной архивной службы Украины О.П. Гинзбург.
Открыв работу заседания, В.И. Адамушко предоставил слово министру юстиции Республики Беларусь В.Г. Голованову, который огласил приветствие заместителя Председателя Совета Министров Республики Беларусь А.А. Тозика участникам архивного форума.
После этого председатель Консультационного совета О.Р. Гинзбург открыла его заседание. После ее выступления представители делегаций обсудили итоги развития архивного дела в свете реализации Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области архивной информации от 4 июня 1999 г. На эту тему выступили А.А.О. Пашаев, С.С. Мирзоян (первый заместитель директора Национального архива Армении), В.И. Адамушко, Б.К. Арпабаев, О.К. Ахмедов, В. Григорайтис, В.П. Тарасов, Д.Л. Кучарова и О.П. Гинзбург.
Далее собравшиеся рассмотрели и утвердили Регламент Консультативного совета, обсудили итоги исполнения решений предыдущего заседания, прошедшего в конце мая прошлого года в Одессе (Украина), а также ход выполнения Плана приоритетных мероприятий в сфере гуманитарного сотрудничества государств-участников СНГ на 2011–2012 гг., которое было одобрено Решением Совета глав правительств Содружества от 19 ноября 2010 г.
Председателем Консультативного совета на очередной период был единогласно избран В.И. Адамушко.
Местом проведения очередного заседания Консультативного совета был определен Узбекистан.
XII Общую конференцию Евроазиатского регионального отделения (ЕВРАЗИКИ) Международного совета архивов открыл председатель ЕВРАЗИКИ А.С. Вирабян.
Установив кворум конференции и обсудив ее повестку архивисты продолжили работу.
Начальник отдела международных связей Росархива, секретарь ЕВРАЗИКИ К.Г. Черненков рассказал участникам конференции о перспективах реализации Плана работы отделения на 2008–2012 гг. в 2011–2012 гг. Почетный гость архивного форума, бывший руководитель Росархива (1996–2008 гг.) и председатель ЕВРАЗИКИ (2000–2008 гг.) В.П. Козлов в своей информации ознакомил коллег с проектом "документальное наследие советской истории: проблемы, направления и формы научно-образовательного освоения".
Затем архивисты Содружества обсудили перспективы своего участия в XVII Международном конгрессе архивов, который пройдет в Брисбене (Австралия) 20 – 25 августа 2012 г., высказали свое мнение о предложенном российскими коллегами новом логотипе ЕВРАЗИКИ.
В число новых членов ЕВРАЗИКИ был принят Российский государственный исторический архив в г. Санкт-Петербург, директор которого А.С. Соколов поблагодарил коллег за оказанное доверие и рассказал им о своем видении деятельности архива в составе регионального отделения.
Очередную, XIII Общую конференцию ЕВРАЗИКИ было решено провести также в Узбекистане.
Следующим мероприятием архивного форума стала "Международная научно-практическая конференция "Государственные архивные службы и частные архивы: опыт взаимодействия".
В ходе конференции ее участники выступили перед коллегами с докладами по темам: заместитель руководителя Федерального архивного агентства России В.П. Тарасов – "Негосударственные организации на российском рынке архивных услуг"; заместитель председателя Государственной архивной службы Украины О.В. Музычук – "Частные архивы в Украине: законодательное регулирование и проблемы взаимодействия с государственными архивами"; директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела А.Е. Рыбаков – "Взаимоотношения Государственной архивной службы и частных архивов в системе управления документами и архивами в Республике Беларусь (1991–2011 гг.)"; начальник управления архивов и документации Комитета информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан Е.К. Жусупов – "Некоторые аспекты нормативно-правового регулирования взаимоотношений государственных и частных архивов. Из опыта Республики Казахстан"; начальник Главархива Республики Татарстан Д.И. Ибрагимов – "Опыт Государственной архивной службы Республики Татарстан по приобретению и приему на государственное хранение документов из личных архивов"; директор Центрального государственного архива научно-технической и медицинской документации Республики Узбекистан Д.Т. Закирова – "Современные актуальные вопросы и факторы создания частных архивов".
Анализ представленных докладов показал, что законодательство стран-участниц по-разному трактует понятие «частный архив». Например, в Беларуси этот термин законодательно вовсе не закреплен и используется как обобщающее понятие для обозначения архивов негосударственных организаций, общественных объединений, а также документальных фондов и собраний, находящихся частной в собственности физических лиц. Аналогичная ситуация прослеживается и в законодательстве Казахстана. В то же время в России и Украине под частными архивами понимаются юридические лица негосударственной формы собственности, осуществляющие на платной основе прием и временное (депозитарное) хранение архивных документов, образовавшихся в деятельности, главным образом, негосударственных организаций. В Узбекистане сеть частных архивов также достаточно сильно развита, однако национальное законодательство этой страны использует для их обозначения иное название – «негосударственные архивы».
Наиболее дискуссионным на конференции оказался вопрос о построении взаимоотношений государственных архивных служб и частных архивов. В России деятельность частных архивов не вызывает больших вопросов, что во многом обусловлено специальным исследованием данной проблемы, проведенным в 2008 – 2009 гг. Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела. Главную проблему российские коллеги видят в конкуренции, которую составляют частные архивы государственным архивам при выполнении разного рода архивных работ, в первую очередь, при проведении экспертизы ценности и научно-технической обработки документов. Предметом их тревоги является также подчас невысокое качество выполнения указанных работ, в том числе в организациях-источниках комплектования государственных архивов. В Украине отношение государственной архивной службы к частным архивам носит негативный оттенок, что во многом обусловлено отсутствием достаточной информации о целях, задачах, принципах их деятельности. По мнению украинских коллег, частные архивы должны быть взяты государственной архивной службой под жесткий контроль. В Армении появление частных архивов и вовсе оказалось незамеченным государственными архивистами.
Белорусские архивисты пока не сформировали четкой позиции в отношении частных архивов, которые только начинают свою работу на территории нашей страны (два таких архива как коммерческие организации зарегистрированы в 2010 и 2011 гг.). Понимая, что появление частных архивов является неизбежным следствием норм национального архивного законодательства и построенной системы взаимоотношений государственных архивов и негосударственных структур, белорусские архивисты считают необходимым более детально проработать данную проблему, изучить зарубежный опыт и только после этого принимать необходимые решения по регулированию деятельности частных архивов, прежде всего, по созданию соответствующего правового поля. В этом плане прошедшая в Минске конференция представляет значительный интерес не только с научной, но и практической точек зрения.
После обсуждения докладов на вопросы архивистов ответил А.А. Голубович, директор ИООО "ОСГ Рекордз Менеджмент", фирмы, которая, пожалуй, одной из первых на постсоветском пространстве в частном порядке занимается депозитарным хранением архивных документов на территории разных стран (Армении, Беларуси, России, Украины).
Было принято решение об издании сборника материалов конференции.
22 июня международный архивный форум продолжил свою работу в Могилеве.
Участников форума приветствовал председатель Могилевского областного совета депутатов В.И. Пантюхов. Затем состоялась презентация Государственной архивной службы Могилевской области. Кроме того, архивисты посетили выставку документов и материалов, посвященную 70-летию героической обороны Могилева, а также историко-культурные памятники города, в том числе мемориальный комплекс "Буйничское поле".
23 июня, в заключительный день работы форума, архивисты совершили экскурсию по Национальной библиотеке Беларуси и познакомились с работой своих коллег из Национального архива Республики Беларусь (НАРБ).
В этот же день в конференц-зале НАРБ прошло традиционное совместное заседание коллегий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент) и Федерального архивного агентства России (Росархив).
В ходе совместного заседания белорусские и российские архивисты обсудили опыт работы своих ведомств по согласованию ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.
С белорусской стороны с информацией выступила начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента Э.Н. Давыдова, с российской – заместитель начальника управления организации архивных услуг – начальник отдела комплектования и документационного обеспечения управления Росархива Т.А. Мещерина.
Э.Н. Давыдова в своей информации отметила, что качество формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь полноценными по содержанию и оптимальными по составу документами во многом зависит от организационно-правового обеспечения этой работы. Для ее проведения крайне важным является наличие в республиканских органах государственного управления, иных государственных организациях, подчиненных Правительству страны, ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, в которых в полном объеме устанавливаются сроки хранения документов по соответствующим отраслевым функциям.
Разработка ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, в основном, началась с 2002 г. после того как протоколом поручений Республиканского совещания по проблемам развития архивного дела от 17 мая 2002 г. № 05/82, утвержденным заместителем Премьер-министра Республики Беларусь, республиканские органы государственного управления и иные государственные организации, подчиненные Правительству, обязывались разработать, согласовать и утвердить в установленном порядке до 2005 г. ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Выполняя поручения Совета Министров, Департамент провел сложнейшую и объемную по трудозатратам работу по рассмотрению и согласованию проектов ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Рассматривал и согласовывал их отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента. По существу, Департамент не только рассматривал проекты ведомственных перечней документов, но и практически являлся их соразработчиком, так как они нуждались в серьезной переработке.
По состоянию на 1 июня 2011 г. из 38 республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, ведомственные перечни документов разработаны и утверждены в установленном порядке в 30, разработали и представили в Департамент для рассмотрения проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения – 8.
По решению Министерства юстиции Республики Беларусь с 2010 г. изменился порядок прохождения ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения и порядок внесения изменений и дополнений в них. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения по-прежнему рассматриваются в Минюсте Республики Беларусь и Департаменте. По результатам рассмотрения с учетом замечаний и предложений Департамента и Министерства юстиции составляется письмо – согласование и направляется Минюстом в республиканский орган государственного управления для их доработки или подписания совместного постановления об утверждении ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Но теперь совместные постановления об их утверждении не подлежат обязательной юридической экспертизе, проводимой Минюстом, а также включению в Национальный реестр правовых актов и, соответственно, официальному опубликованию.
Департамент подготовил проект Закона Республики Беларусь "Об архивном деле в Республике Беларусь". Он уже рассмотрен в первом чтении в Национальном собрании Республики Беларусь. Проектом Закона предусматривается более упрощенный порядок прохождения ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, в соответствии с которым они будут утверждаться нормативными правовыми актами республиканских органов государственного управления по согласованию с Министерством юстиции (предварительно подлежат и рассмотрению в Департаменте).
Завершая свое выступление, Э.Н. Давыдова подчеркнула, что основной проблемой при разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения является низкое качество подготовки большинства из них и длительные сроки их доработки по замечаниям Департамента, а также несвоевременное внесение в них изменений и дополнений, прежде всего, с совершенствованием законодательной базы (например, по вопросам упрощения бухгалтерского и налогового учета, ведения бизнеса, реализации положений ряда кодексов и др.). Это, в свою очередь, усложняет использование данного вида перечней.
Из информации Т.А. Мещериной участники совместного заседания коллегий узнали, что в соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" федеральные органы государственной власти, иные государственные органы этой страны разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством России федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения. В соответствии с Административным регламентом обеспечение процедуры согласования перечней документов осуществляет отдел комплектования и документационного обеспечения управления Росархива, который готовит вопрос об их согласовании на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Росархиве в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением о ней.
В целях осуществления процедуры согласования перечней документов федеральные органы государственной власти, иные государственные органы представляют в Росархив следующие документы: проект перечня документов; справку о проекте перечня документов, в которой дается общая характеристика пособия, соответствие его действующим нормативам, результаты экспериментального внедрения, если таковое проводилось; указания по применению перечня документов; указатель статей перечня документов, дополняющих и изменяющих действующие перечни (с обоснованием внесенных изменений); выписку из протокола заседания Центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного государственного органа Российской Федерации по этому вопросу (решение ЦЭК).
В настоящее время из 77 федеральных органов исполнительной власти современные перечни документов, согласованные с Росархивом в установленном порядке, имеют всего лишь 7. Следует отметить, что ряд федеральных органов исполнительной власти разработал и согласовал с Росархивом типовые (примерные) номенклатуры дел для своих территориальных органов и подведомственных организаций (Федеральная таможенная служба, Минобразования, Федеральная антимонопольная служба, Федеральная служба по финансовым рынкам и т. д.).
Т.А. Мещерина подчеркнула, что отсутствие современных перечней документов в большинстве федеральных органов исполнительной власти связано с целым рядом факторов. В первую очередь, необходимо отметить, что на протяжении двух десятилетий система и структура федеральных органов исполнительной власти страны неоднократно реформировалась (за период с 1991 г. было ликвидировано или реорганизовано около 150 федеральных органов исполнительной власти). Кроме того, работа по подготовке перечней документов довольно трудоемка и требует высокой квалификации сотрудников архивных иделопроизводственных служб и специальных знаний. Назрела настоятельная потребность в методическом обеспечении этой работы. В этих целях ВНИИДАД подготовил "Методические рекомендации по подготовке федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения", которые прошли согласование на ЦЭПК в мае текущего года.
Обсуждая выступления Э.Н. Давыдовой и Т.А. Мещериной, участники совместного заседания коллегии с российской стороны высказали мнение, что хотя белорусское законодательство в отношении перечней документов, на их взгляд, достаточно сложное по сравнению с российским, однако обеспечивает более надежное хранение документов министерств, ведомств и организаций. По обсужденному вопросу было принято Решение совместного заседания коллегии Департамента и Росархива.
Затем участники заседания коллегии обсудили вопрос о выполнении плана совместных действий Департамента и Росархива на 2011–2013 гг. Следующее совместное заседание коллегий было намечено провести в России.
Заключительным аккордом международного архивного форума стало совместное посещение участниками всех его делегаций филиала Белорусского государственного музея истории Великой Отечественной войны в Дзержинском районе.
Покидая Республику Беларусь, участники международного архивного форума отметили высокую организацию всех его мероприятий и гостеприимство белорусских архивистов.
Все мероприятия международного архивного форума широко освещали средства массовой информации Республики Беларусь.
Соб. инф.
