С 26 по 28 ноября 2020 г. в Москве и Калуге состоялись совместное заседание коллегий Федерального архивного агентства Российской Федерации (Росархив) и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, а также профессиональная встреча руководителей архивных служб и архивных учреждений России и Беларуси.
С белорусской стороны в мероприятиях приняли участие директор Департамента В.И. Кураш, начальник отдела организационной работы, информации и использования документов Департамента Г.С. Жолнеркевич, директор Национального архива Республики Беларусь А.К. Демянюк, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела А.Е. Рыбаков, директор Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь В.Л. Клюйко, директор Государственного архива Минской области Ю.С. Ромашко, директор Государственного архива Витебской области Т.М. Свистунова, начальник Центрального архива Министерства обороны Республики Беларусь Б.Н. Горкавый.
Российских архивистов представляли Руководитель Росархива А.Н. Артизов, его заместитель А.В. Юрасов, зам. начальника юридического управления Росархива А.Б.Зулькарнаев, консультант Росархива М.И.Осекина, директор Российского государственного архива древних актов В.А.Аракчеев, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела П.А. Кюнг, директор Российского государственного архива экономики Е.А. Тюрина, начальник Архивной службы Вооруженных сил Российской Федерации Э.А. Падерин, начальник управления по делам архивов Калужской области М.А. Добычина, руководители и специалисты архивных органов и учреждений Калужской области.
26 октября 2020 г. в рамках профессиональной встречи руководителей архивных служб и архивных учреждений России и Беларуси был проведен семинар «Реставрация архивных документов». С российской стороны с докладами-презентациями на семинаре выступили начальник Лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Российского государственного архива научно-технической документации (ЛМРД РГАНТД) Д.В. Фролов, заместитель начальника этой лаборатории И.С. Шарапова.
По информации Д.В. Фролова ЛМРД РГАНТД ежегодно реставрирует около 10000 листов архивных документов в год. Несмотря на значительные объемы выполняемых работ, этот показатель является недостаточным для обеспечения потребностей архивов в реставрации документов. В этой связи для обеспечения сохранности больших объемов документов, в лаборатории применяется так называемый метод «фазового хранения», включающий в себя три основные составляющие:
превентивная консервация – система мер, обеспечивающая комплексную защиту документов, направленная на замедление процессов старения путем создания и поддержания нормативных условий хранения и использования фазовой консервации;
фазовое хранение – помещение документов в контейнеры из инертного материала и хранение в них на любом этапе (фазе) существования, в любом состоянии, на любом этапе обработки;
фазовая консервация – хранение документов, требующих дорогостоящей реставрации, в контейнерах в течение длительных сроков, что позволяет обеспечивать сохранность значительных объемов документов при минимуме финансовых затрат.
Реставрационные методики и оборудование, применяемое для реставрации архивных документов, были представлены в докладе И.С. Шараповой. Кроме технических аспектов заслуживает внимание опыт российских коллег по составлению «карты реставрации», которая вшивается в дело после проведения его реставрационной обработки, и в которой фиксируются применявшиеся методы и реставрационные материалы. Наличие карты реставрации позволяет проводить на более качественном уровне повторную реставрацию документов, для чего требуется предварительная дереставрация документов (в практике такие случаи встречаются нередко). Владение информацией о применявшихся материалах и методиках первичной реставрации позволяет избегать непредвиденных повреждений материальной основы документа.
С белорусской стороны опытом работы по реставрации архивных документов поделились В.Л. Клюйко и Т.М. Свистунова. По окончании семинара члены белорусской делегации ознакомились с практикой работы ЛМРД РГАНТД и реставрационным оборудованием. Для белорусских реставраторов безусловный интерес представляет опыт использования вакуумной сублимационной камеры «FROZEN in TIME». Применение камеры позволяет высушивать помещаемые в нее документы с повышенным содержанием влаги (например, в связи с залитием) без повреждения материальной основы документов: после сушки листы документов остаются ровными и не коробятся.
27 октября 2020 г. члены белорусской делегации посетили комплекс архивохранилищ Российского государственного архива экономики (РГАЭ) в пос. Вороново, расположенном в регионе «Новая Москва», где ознакомились с современным оборудованием для хранения архивных документов. Наибольший интерес вызвала установленная в хранилищах система пожарной безопасности, основанная на пониженной концентрации кислорода в воздухе (поддерживается автоматически). Исследования показали, что понижение содержания кислорода в воздухе на 5 % (до 16%) предотвращает возгорание любых материалов. Несмотря на высокую стоимость соответствующего оборудования, применение которого предполагает герметичное закрытие хранилищ, она имеет ряд преимуществ: отсутствует потребность в установке системы пожаротушения, что не только экономит финансовые средства на эти цели, но и предотвращает возникновение чрезвычайных ситуаций, неизбежно приводящих к повреждению документов. Проведенный белорусскими учеными и практиками непосредственно на месте практический эксперимент позволил выявить слабые места в эксплуатации системы, за что российские коллеги высказали им благодарность.
В этот же день члены белорусской делегации посетили строящийся объект филиала Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) в г. Обнинск (Калужская область). Данный объект, строительство которого в настоящее время находится на уровне котлована, будет выполнять функции не только архивохранилища для документов на традиционной, преимущественно бумажной основе, но и функции единого изолированного защищенного хранилища (центра обработки данных - ЦОД) для всей электронной документации, составляющей Архивный фонд Российской Федерации. В ЦОД планируется организовать хранение как цифровых копий архивных документов на твердой основе, так и изначально созданных электронных документов, не имеющих бумажных аналогов.
Несмотря на то, что вопросы управления цифровыми архивными документами после введения ЦОД в эксплуатацию находятся в стадии проработки, подходы российских коллег к решению организационно-технических и правовых аспектов хранения электронной документации Архивного фонда представляет несомненный интерес.
28 октября 2020 г. состоялось совместное заседании коллегий Росархива и Департамента. На заседание были вынесены вопросы «О совершенствовании архивного законодательства в Российской Федерации и Республике Беларусь» и «О ходе выполнения Плана совместных действий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2020-2022 гг.».
С приветственным словом к участникам обратился губернатор Калужской области В.В.Шапша, отметивший особую значимость архивных документов для изучения истории народов Беларуси и России.
Рабочую часть коллегии открыли руководители делегаций А.Н. Артизов и В.И. Кураш. С основными докладами выступили А.Б. Зулькарнаев и Г.С. Жолнеркевич.
Анализ представленных докладов показал, что за последние годы, откликаясь на вызовы времени, обусловленные переходом к информационному обществу и цифровой экономике, в обоих государствах проведена значительная работа по совершенствованию законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, начиная со стадии создания документов и заканчивая их хранением в государственных архивах.
В Российской Федерации разработаны Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, которые в совокупности с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях создают основу для внедрения электронного документооборота во всех звеньях государственного и муниципального управления. В связи с повсеместным внедрением информационных технологий проводится работа по введению в законодательство понятий «электронный архивный документ», «электронный дубликат документа на материальном носителе», нормативному закреплению особенностей комплектования, хранения, учета и использования электронных архивных документов. Приняты Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Подготовлен проект законодательного акта, в котором планируется закрепить запрет на уничтожение бумажных оригиналов документов при наличии их цифровых копий в отношении документов Архивного фонда Российской Федерации.
В Республике Беларусь в данном направлении разработаны Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, а также Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций. В их развитие приняты локальные правовые акты, касающиеся использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, порядка включения документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел организаций. Подготовлен проект Правил работы с документами в электронном виде в государственных архивных учреждениях Республики Беларусь.
В части нормативного правового регулирования непосредственно архивного дела приняты Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Принят ряд нормативных правовых актов, регулирующих вопросы комплектования архивов документами. Утвержден порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
В Республике Беларусь базовыми нормативными правовыми актами являются Правила работы государственных архивов и Правила работы архивов государственных органов и иных организаций. Разработаны специальные правила работы с научно-технической документацией и кино-, фото-, фоно- и видеодокументами.
Большое внимание на заседании было уделено проблеме нормативного регулирования использования архивных документов. В Российской Федерации утвержден Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах; урегулирован вопрос самостоятельного копирования архивных документов пользователями; ведется работа по нормативному обеспечению удаленного доступа к архивным документам через Информационную систему удаленного использования копий архивных документов.
Для решения вопроса о самостоятельном копировании архивных документов пользователями российские архивисты инициировали внесение изменений в 26 статью Закона Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которые предоставили Росархиву полномочия на установление ограничений по такому копированию. Согласно установленному Порядку копирование цифровых копий архивных документов пользователями с использованием личных технических средств осуществляется бесплатно; в случае копирования оригиналов документов взимается плата за предоставление оригиналов документов, а также (в целях обеспечения их сохранности) соответствующего копировального оборудования. Архив вправе отказать пользователю в копировании оригинала документа в случае его неудовлетворительного физического состояния.
В настоящее время в статью 26 российского архивного закона готовятся изменения, направленные на правовое закрепление возможности удаленного использования архивных документов посредством глобальной компьютерной сети Интернет. За удаленный доступ к цифровым копиям архивных документов предполагается взимать плату, что обусловлено необходимостью сокращения издержек государственного бюджета, направляемого на эти цели.
В Республике Беларусь утверждены Инструкция о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов и Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан. В развитие последней разработан локальный правовой акт по работе с архивными документами, содержащими сведения, относящиеся к личной тайне граждан. Также принят локальный правовой акт, направленный на уточнение порядка исполнения запросов социально-правового характера по причине отнесения их к разряду административных процедур, принят локальный правовой акт по определению видовой принадлежности запросов.
С учетом перспектив развития в настоящее время в Российской Федерации разрабатывается Концепция Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях. Реестр наряду с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения могут создать основу для классификации видов документов, систем документации, разработки межведомственных форм и шаблонов документов. Реестр задумывается как государственная информационная система (единая база данных) федерального уровня, который будет постоянно актуализироваться и в перспективе заменит Перечень типовых документов. Его создание, по замыслу российских коллег, также активизирует разработку ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.
В стадии подготовки находится также Перечень видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, создание, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе. Предварительный анализ показывал, что такие документы составят от 5 до 10% от общего количества документов, включенных в Перечень типовых документов. Разработку проекта Перечня планируется завершить к концу 2020 года, после чего он будет представлен на рассмотрение всем заинтересованным и публичное обсуждение.
Правовую основу для принятия Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях, и Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, создание, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе, как нормативных правовых актов, предполагается закрепить в Федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», новая редакция которого сейчас находится в стадии разработки.
В Республике Беларусь в связи с начавшимися работами по корректировке положений Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 232-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» начата переработка Правил работы государственных архивов, а также целого ряда профильных актов Правительства Республики Беларусь и республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
По второму вопросу повестки совместного заседания коллегий с информацией выступил А.В. Юрасов. Проведенный анализ и обсуждение хода сотрудничества в рамках Плана совместных действий показали, что выполнение его пунктов осуществляется в полном объеме и на высоком качественном уровне. Из-за сложной эпидемиологической обстановки в 2020 году невыполненным остался лишь пункт Плана, предусматривавший проведение взаимных стажировок белорусских и российских архивистов по вопросам реставрации архивных документов и их защите от биоповержденией.
По итогам заседания В.И. Курашем и А.Н. Артизовым было подписано решение совместного заседания коллегий.
В рамках совместных мероприятий состоялась презентация первого тома сборника документов «Россия и белорусские земли в XVII – XVIII веках», подготовленного Российским государственным архивом древних актов (РГАДА). В связи с тематической направленностью содержания первого тома в него вошли архивные документы исключительно этого архива; последующие тома серии будут готовиться совместно РГАДА и Национальным историческим архивом Беларуси, который готов предоставить документы соответствующей тематической направленности.
Соб. инф.
