3 и 4 октября в г. Великий Новгород (Россия) прошли очередные ежегодные мероприятия российских и белорусских архивистов: совместное заседание коллегий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции и Федерального архивного агентства России и профессиональной встреча руководителей архивных служб и государственных архивных учреждений.
Белорусскую делегацию на мероприятиях представили: директор Департамента В.И.Кураш, начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета Департамента А.В.Кочеткова, директор Национального архива Республики Беларусь А.К.Демянюк, директор Национального исторического архива Беларуси Д.В.Яцевич, директор Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов (БГАКФФД) В.В.Баландин, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела А.Е.Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (БелНИЦЭД) В.Л.Носевич, директор Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь В.Л.Клюйко, директор Республиканской технической лаборатории микрофильмирования страхового фонда документации Е.А.Звегинцева и директор Государственного архива Витебской области Т.М.Свистунова
В российскую делегацию входили: руководитель Росархива А.Н.Артизов, начальник отдела обеспечения сохранности и учета Росархива Г.А.Хабибулина, зам. начальника отдела использования и международных связей Росархива К.Г.Черненков, директор Всероссийского научно-исследовательского института Н.Н.Куняев, директор Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) Л.А.Роговая, директор Российского государственного архива экономики Е.А.Тюрина, зам. директора Российского государственного исторического архива Н.В.Колосенкова (РГИА), зам. директора Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) П.А.Кюнг, начальник Архивного отдела Тверской области Д.А.Ефремов, начальник главного государственного управления юстиции Псковской области С.В.Шестобитов.
С приветственным словом к участникам совместных мероприятий обратился губернатор Новгородской области А.С.Никитин, отметивший особую значимость архивных документов для изучения истории и взаимоотношений разных стран и народов.
Рабочую часть Профессиональной встречи по теме «Оцифровка архивных документов и длительное хранение электронных документов в архивах» открыли руководитель Росархива А.Н.Артизов и директор Департамента В.И.Кураш. В своих выступлениях они отметили важность решения задач по организации долговременного хранения электронных документов и оцифровки хранящихся в архивах бумажных документов. А.Н.Артизов акцент сделал на важности оцифровки архивных документов и научно-справочного аппарата к ним (в Российской Федерации оцифровано уже более 50% описей). При этом предусматривается изготовление цифровых копий как на плановой основе работы архивов, так и по заказам пользователей на платной основе. В.И.Кураш проинформировал российских коллег о мероприятиях в рамках разработанного по поручению Правительства проекта Плана по организации архивного хранения электронных документов.
В рамках профессиональной встречи с основными докладами выступили заместитель П.А.Кюнг («Электронные документы в архивах Российской Федерации. Проблемы долговременного хранения») и В.Л.Носевич («Обеспечение сохранности документов в электронном виде»).
П.Л.Кюнг в своем докладе затронул широкий круг проблем: от сложностей с определением термина «электронный документ» до методологии хранения электронных документов. В Российской Федерации эти вопросы решаются в контексте развития цифровой экономики, для этих целей приняты и действуют государственные программы и стратегии. Результаты заметны уже сегодня, в частности, за последние годы в 180 раз вырос объем заказанных гражданами государственных услуг через электронный портал.
По данным паспортов федеральных государственных архивов по состоянию на 01.01.2016 электронные документы составляли 0,02 % от общего объема хранящейся документации (преимущественно это документы и базы данных переписи населения, видеодокументы и т.п.).
В отношении хранения управленческих электронных документов в государственных архивах России сложилась следующая ситуация. Правила архивного хранения электронных документов предусматривают использование для этих целей формата PDF/A. Введено понятие «контейнера электронного документа», в который при передаче на хранение в архив включаются файл документа и все его метаданные.
Однако о полноценном комплектовании государственных архивов электронными документами (за исключением аудиовизуальной документации) говорить пока преждевременно, так как для обеспечения их долговременного хранения необходимо решить целый ряд научно-методических, организационных и иных проблем. В частности, одной из проблем является множественность применяемых для создания электронных документов форматов и информационных систем. В этой связи, по мнению П.А.Кюнга, требуются разработка методических рекомендаций, в которых будут определены форматы, допускаемые для создания электронных документов, разработка требований к СЭД, разработка порядка передачи электронных документов в ведомственные и государственные архивы. С учетом множественности применяемых форматов и информационных систем требуется разработать порядок действий при конвертации и миграции электронных документов. В этом контексте особую актуальность приобретает вопрос верификации электронных документов при приеме на хранение в архивы. Нерешенным также остается вопрос сохранности электронных документов в долгосроке. Еще сложнее решается этот вопрос в отношении сложносоставных документов (баз данных и информационных ресурсов).
С учетом имеющихся сложностей П.А.Кюнг высказал идею о возможном отказе от выработки однозначной методологии хранения электронных документов, ее постоянном изменении в соответствии с изменяющимися техническими условиями и потребностями пользователей.
Отдельно П.А.Кюнг остановился на проблеме оцифровки архивных документов. Он крайне негативно высказался о развернувшейся в России пиар-компании по оцифровке бумажных архивных документов с последующим уничтожением последних. В условиях имеющихся проблем с поддержанием неизменности цифровых копий в долгосроке, это может привести к потере и искажению ценной документированной информации, потере ею доказательно-подтверждающей силы.
В.Л.Носевич в своем докладе отметил терминологические особенности трактовки понятия «электронный документ», закрепленные в национальном законодательстве (электронный документ – это документ в электронном виде, подписанный электронной цифровой подписью; документы, подписанные иной электронной подписью, либо не подписанные вовсе – это документы в электронном виде). Он согласился с российскими коллегами в том, что на сегодняшний день оптимальным для долгосрочного хранения электронных документов является формат PDF/A. Однако, в силу указанной выше особенности, при конвертации электронного документа в этот формат при передаче в архив либо в самом архиве будет теряться юридическая сила электронного документа. На этом основании подготовленный проект Инструкции по работе с электронными документами в государственных органах, иных организациях предусматривает преобразование проекта электронного документа в формат PDF/A перед его подписанием ЭЦП. Данную норму предполагается распространить на государственные органы и иные организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, в отношении документов, подлежащих долгосрочному хранению, а также в отношении электронных документов иных организаций, направляемых в государственные органы.
В.Л.Носевич обратил внимание также на методологические отличия белорусского подхода к порядку передачи электронных документов на хранение в архив. Белорусские специалисты предполагают использовать не контейнерный метод, а метод информационного пакета, при котором метаданные вместе с файлом документа изымаются из информационной системы и в составе электронного дела передаются в информационную систему архива. Удостоверение документов при таком подходе осуществляется посредством использования хэш-значения, которым заверяется опись включенных в электронное дело документов с метаданными при его непосредственной передаче в архив в составе информационного пакета.
Практика работы государственных архивных учреждений по приему, учету, хранению и использованию электронных документов, а также по оцифровке архивных документов получила отражение в серии докладов участников Профессиональной встречи.
Среди них особо стоит отметить доклад Л.А.Роговой «Из опыта работы ГА РФ по организации приема и обеспечения сохранности электронных документов постоянного хранения».
Она проинформировала коллег о составе принятых на хранение в ГАРФ электронных документов. Наиболее значимые из них – базы данных переписи населения, Фонда «Взаимопонимание и примирение». От упраздненных учреждений на хранение поступили реестры лицензий на строительство, творческие документы по олимпийским проектам Сочи и др. Вместе с документами на хранение были переданы также автоматизированные системы, в которых они создавались.
В целях обеспечения сохранности электронных документов организациям-источникам комплектования архива были направлены письма о принятии соответствующих мер, которые включают разработку программ сохранности электронных документов, обеспечения использования формата PDF/A при хранении электронных документов и др.
Обращает на себя внимание то, что ГАРФ принимает на хранение электронные документы на твердых дисках (DVD). Соответствующий порядок приема закреплен в Правилах работы архивов с электронными документами. При приеме документов проверяется их целостность и пригодность для использования. Периодически проводится проверка около 10% принятых на хранение документов.
В ближайших планах архива – строительство Центра обработки и хранения данных (DataCentre) для работы с электронными документами.
С докладами, посвященными проблемам оцифровки архивных документов и использования цифровых копий для обеспечения пользователей документной архивной информацией, были посвящены доклады Е.А.Звегинцевой («Проблемы организации технологического процесса оцифровки архивных документов»), В.В.Баландина («Создание и хранение цифровых копий аудио-визуальных документов»), Н.В.Колосенковой («Оцифровка документов РГИА и опыт использования цифровых копий в читальном зале архива»), Т.М.Свистуновой («Оцифровка архивных документов в Государственном архиве Витебской области, их хранение и использование»).
На совместное заседание коллегий Росархива и Департамента были вынесены вопросы «Современные проблемы создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь» и «О ходе выполнения Плана совместных действий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2017-2019 гг.».
С докладами по первому вопросу выступили Г.А.Хабибулина и А.В.Кочеткова.
По информации Г.А.Хабибулиной по состоянию на 01.01.2016 особо ценные и уникальные документы во всех федеральных архивах составляют 22% от общего количества хранящейся документации (более 9,35 млн. ед. хранения). Охват страховыми копиями документов на бумажном носителе составляет 33%, фото- и фонодокументов – 50% и более, кинодокументов – 17%. Всего страховой фонд включает свыше 600 млн. кадров на 1,3 млн. единиц хранения всех видов документации. Микрофильмирование осуществляют Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов РГАНТД, а также некоторые государственные архивы (РГИА, РГАСПИ, РГАКФФД).
При создании копий страхового фонда используется новая технология, при которой первоначально создается цифровая копия, а затем с нее изготавливается микрофотокопия на пленке. Это ставит вопрос о необходимости корректировки терминологии отраслевых стандартов в этой сфере, устанавливающих, что копией страхового фонда является первая изготовленная копия.
Проведенные российскими коллегами исследования показывают, что в настоящее время не создан более надежный носитель информации, чем микропленка. Углекислота, образовавшаяся на нитратной пленке, применявшейся при создании микрофотокопий в 1950-ых гг., не развивается, созданные в то время копии не нуждаются в перекопировании. Создание цифровых копий для страхового фонда является достаточно дорогостоящим процессом с учетом необходимости конвертации и верификации цифровых копий документов в долгосрочной перспективе. Также российские архивисты пока не отказываются и от создания фонда пользования на позитивной рулонной микропленке.
По информации А.В.Кочетковой страховые копии созданы на 71% особо ценных и уникальных документов, хранящихся во всех государственных архивах Беларуси (всего 34,5 млн. кадров), в том числе охват страховыми копиями фотодокументов составляет 82,5%, фонодокументов – 75%, магнитных фонограмм и кинодокументов – 93%. При этом в настоящее время в связи с отсутствием необходимого оборудования остановлено копирование кинодокументов, а создание копий на другие виды аудиовизуальных документов вследствие высокой стоимости и отсутствия технических возможностей осуществляется путем оцифровки.
В этой связи следует отметить особенность создания страхового фонда в Беларуси – параллельно с основной страховой копией, создаваемой на микропленке, создается цифровая копия. Соответственно параллельно осуществляется формирование страхового фонда на разных носителях, хранящихся изолированно друг от друга. Соглашаясь с российскими коллегами в том, что наиболее надежным носителем информации страховых копий остается фотопленка, белорусские архивисты экспериментируют созданием и долгосрочным сохранением цифровых копий. Также, в отличие от российских коллег, белорусские архивисты отказались от создания фонда пользования на позитивной микропленке (в связи с ее отсутствием на протяжении длительного периода времени и высокой стоимостью).
В ходе обсуждения вопроса и обмена мнениями были отмечены и другие проблемы создания страхового фонда (низкие темпы микрофильмирования, отставание темпов создания фонда пользования от темпов создания страхового фонда, устаревание нормативной базы и др.). Российские коллеги проинформировали также о ходе работ по разработке и запуску в серийное производство российской микропленки, соответствующей отраслевым стандартам, что должно будет существенно удешевить стоимость работ по созданию страхового фонда.
По второму вопросу с информацией выступил К.Г.Черненков. Проведенный анализ и обсуждение хода сотрудничества в рамках Плана совместных действий показали, что выполнение его пунктов осуществляется в полном объеме и на высоком качественном уровне. Были выработаны предложения для включения в следующий трехлетний план, в том числе с отражением таких знаменательных для Беларуси дат, как 80-летие воссоединения Западной Беларуси с БССР и 75-летие освобождения Беларуси от немецко-фашистских захватчиков.
Анализ докладов и выступлений в рамках состоявшихся мероприятий, а также мнений, высказанных участниками в ходе состоявшихся дискуссий, позволили сделать следующие основные выводы.
1. В настоящее время решение задач по организации долгосрочного хранения электронных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, и оцифровке документов на бумажных носителях, хранящихся в государственных архивах и архивах организаций, является одним из важнейших как для архивистов Беларуси, так и для архивистов России. Однако решение этих задач преследует различные цели. В первом случае целью является прием в архивы и сохранение целостности и юридической значимости изначально созданных в электронном виде документов в течение всего периода их хранения, во втором – создание фонда пользования обеспечивающего более легкий и быстрый доступ к документам пользователей, а также обеспечение сохранности оригиналов архивных документов на твердых носителях.
В условиях имеющихся проблем с поддержанием в долгосрочной перспективе неизменности цифровых копий оцифровка бумажных архивных документов с последующим их уничтожением является для архивистов неприемлемой, так как может привести к потере значительной части документов, имеющих историческую, научную, культурную, политическую и иную непреходящую общественную значимость, утрате их доказательно-подтверждающей силы.
2. Предлагаемый белорусскими архивистами метод преобразования проекта электронного документа в формат PDF/A перед его подписанием электронной цифровой подписью является безусловным шагом вперед, однако позволит лишь ограниченно решить проблему долговременной сохранности электронных документов. Такой подход обостряет проблему экспертизы ценности и отбора документов на постоянное хранение.
Во-первых, на момент создания документа не всегда возможно однозначно определить его научно-историческую и иную общественную значимость. Фактически значение экспертизы ценности будет сведено только к ее первому подэтапу первого этапа (экспертиза ценности в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел). Однако на этом этапе не всегда возможно определить те последствия, которые повлечет за собой принятие (издание) того или иного документа и, соответственно, важность содержащейся в нем документной информации в перспективе.
Во-вторых, лица, готовящие и (или) подписывающие электронный документ ЭЦП наделяются исключительным правом определения научно-исторической ценности документа в рамках действующих номенклатуры дел организации и (или) имеющихся перечней документов с указанием сроков хранения, что логически вытекает из предложенного подхода. Это нивелирует значение не только экспертной комиссии организации, основной задачей которой является определение ценности образовавшихся в деятельности организации документов, но и экспертных комиссий государственных архивов. Последние смогут участвовать в процессе экспертизы и отбора документов на постоянное хранение только на этапе разработки и согласования номенкатур дел организаций, значимость которых в этих условиях значительно возрастает.
Указанное выше неизбежно приведет формальному применению критериев отбора документов на постоянное хранение, обострит проблему «выхолощенности» фондов. В случае же проведения полноценной экспертизы всего документального массива, образовавшего в деятельности организации за конкретный период, проблемы сохранения целостности и юридической значимости электронных документов, не переведенных в формат PDF/A перед их подписанием, сохранятся. Следовательно, останутся и проблемы сохранения целостности и юридической значимости таких документов, связанные с их миграцией и конвертацией, что требует проведения дальнейших исследований и поиска решений обозначенной проблемы.
Обостряет эту проблему и тот факт, что списки организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, составляются ежегодно, различные организации могут как включаться в них, так и исключаться из них. Кроме того, надо учитывать и проблему возможной ликвидации организаций с последующей передачей образовавшихся в их деятельности электронных документов без бумажных аналогов в территориальные архивы либо архивы вышестоящих организаций (учредителей, участников).
Поэтому представляется целесообразным распространение нормы, обязывающей преобразовывать проект электронного документа в формат PDF/A перед его подписанием, на всю документацию независимо от предполагаемых изначально сроков хранения и на все организации. Однако реализация такого предложения сложна как с организационно-технической, так и финансовой точек зрения, требует существенной доработки имеющихся ведомственных СЭД. При этом необходимо учитывать, что в случае с «канцелярской» (преимущественно, организационно-распорядительной) документацией реализовать эту идею гораздо проще, нежели в случае с иными подсистемами управленческой документации (финансовой, бухгалтерской, отчетно-статистической, по персонифицированному учету и др.).
Изложенное позволяет сделать вывод, что проблемы приема электронных документов на хранение в архивы и сохранения их аутентичности при долгосрочном хранении в ближайшем будущем не потеряет своей актуальности.
3. Анализ выступлений участников совместных мероприятий и последующего их обсуждения позволяет сделать вывод, что прием документов на хранение в архивы на твердых носителях (дисках) является неэффективным, так как требует последующей миграции документов на иные носители. Это, в свою очередь, создает дополнительные сложности с подтверждением аутентичности электронных документов.
В этой связи разработанный белорусскими архивистами подход, ориентированный на комплектование архивов организаций и государственных архивов электронными документами посредством использования телекоммуникационных систем, представляется оправданным.
4. Основным направлением создания страхового фонда особо ценных и уникальных документов и Беларуси, и в России, остается микрофильмирование. В то же время российские архивисты согласились с белорусскими коллегами в том, что при создании фонда пользования целесообразно ориентироваться на цифровые копии, постепенно отказываясь от изготовления копий на рулонной микропленке.
Следует признать положительным и проводимый белорусскими архивистами эксперимент с созданием и долгосрочным сохранением цифровых копий архивных документов, так как только в процессе длительного наблюдения можно будет определить перспективы полного перехода от микропленки к цифре при создании страхового фонда.
5. В подходах к оцифровке архивных документах в целях создания фонда пользования в Беларуси и России имеются существенные различия. В Российской Федерации оцифровка отдана на аутсорсинг сторонним организациям с выделением соответствующего бюджетного финансирования. С учетом этого обстоятельства, а также высокой стоимости этих работ российские архивисты не ставят перед собой задачу скорейшей оцифровки всего документального массива, находящегося на хранении в государственных архивах. Более того, в настоящее время прорабатывается вопрос о взимании платы за оцифровку архивных документов по индивидуальным заказам пользователей.
В Беларуси оцифровка осуществляется силами самих архивов и специализированных архивных лабораторий. Соответственно, темпы оцифровки ограничены техническими и финансовыми возможностями самих государственных архивов. С учетом этого обстоятельства представляется нецелесообразным в ближайшее время ставить задачу скорейшей и полной оцифровки всех архивных документов. Эта задача должна решаться постепенно, параллельно с созданием страховых копий и проведением реставрационных работ.
