Во исполнение пункта 4 Плана мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов, утвержденного Первым Заместителем Премьер-министра Республики Беларусь А.Г.Турчиным 17 октября 2018 г. № 37/226-274/334, Национальным техническим комитетом по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами», функциональное обеспечение которого осуществляет Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД), в апреле 2019 г. проводилась проверка государственных стандартов Республики Беларусь по вопросам архивного хранения электронных документов с целью оценки их научно-технического уровня, анализа согласованности с актами законодательства Республики Беларусь:
Закона Республики Беларусь от 8 ноября 2018 г. № 143-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;
постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях»;
постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20 «Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций»;
постановления Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2010 г. № 1086 «Об утверждении Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе».
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 января 2004 г. № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» проверка технического нормативного правового акта в области технического нормирования и стандартизации подразумевает деятельность по оценке научно-технического уровня утвержденного технического нормативного правового акта в области технического нормирования и стандартизации, анализу его согласованности с иными актами законодательства Республики Беларусь, которая осуществляется после введения в действие этого акта субъектом технического нормирования и стандартизации, утвердившим такой акт и (или) организовавшим его разработку, и в результате которой делается вывод о сохранении его в действии без пересмотра и изменения либо о необходимости пересмотра, изменения или отмены такого акта.
На основании включения в План государственной стандартизации Республики Беларусь (изменение № 1 к Плану государственной стандартизации Республики Беларусь на 2019 год (темы 4-106.19, 4-107.19, 4-108.19, 4-109.19, 4-110.19, 4-111.19)) проведена проверка научно-технического уровня следующих государственных стандартов Республики Беларусь:
СТБ 2402-2015 «Документы электронные. Порядок хранения и использования сертификатов открытых ключей и отозванных сертификатов в качестве доказательства»;
СТБ 2403-2015 «Документы электронные. Форматы электронных документов для офисной работы и хранения электронных документов в архиве»;
СТБ 2404-2015 «Документы электронные. Порядок защиты, учета, хранения и использования электронных документов в архиве»;
СТБ 2405-2015 «Документы электронные. Создание копии электронного документа на бумажном носителе и порядок ее удостоверения»;
СТБ 2406-2015 «Документы электронные. Политика долговременного хранения электронных документов в архивах»;
СТБ 2407-2015 «Документы электронные. Создание электронной копии документа на бумажном носителе и порядок ее удостоверения».
Стандарты разработаны Обществом с ограниченной ответственностью «Лайт Вел Организейшн» и введены в действие с 1 ноября 2015 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 14 апреля 2015 г. № 23.
В ходе проверки научно-технического уровня установлено, что требования вышеуказанных стандартов дублируют положения Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция) и Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (далее – Правила) и в ряде случаев не соответствуют их нормам. В силу того, что Инструкция и Правила являются нормативными правовыми актами, соблюдение их норм является обязательным для всех государственных органов, иных организаций.
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 января 2004 г. № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» государственные стандарты являются добровольными для применения и на основании пункта 4 статьи 22 Закона их требования не должны противоречить требованиям нормативных правовых актов, в том числе в сфере архивного дела и делопроизводства.
В соответствии с постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 12 июля 2017 г. № 59 «Об утверждении Правил разработки государственных стандартов Республики Беларусь» по результатам проверки научно-технического уровня государственных стандартов составлены акты проверки по установленной форме и утверждены Первым заместителем Председателя Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь И.И.Осмола 4 июня 2019 г.
Большинство заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации – организаций-членов Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами» (Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации», РУП «Национальный центр электронных услуг», государственное предприятие «Центр Систем Идентификации», ООО «Электронное дело», ООО «ДатаБокс Архивные Системы», ООО «Дуал Лаб Бел» и др.) высказалось в пользу отмены данных государственных стандартов в связи с их несоответствием требованиям вышеуказанных актов законодательства и нецелесообразностью их применения.
