С 5 по 10 ноября 2019 г. Москве проходили: II Международная научно-практическая конференция «Управление документами в цифровой экономике: проблемы взаимодействия», XXVI международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: делопроизводство и архивное дело в условиях цифровой трансформации» и 10 Конференция архивов славянских стран «Архивы славянских стран в эпоху цифровой трансформации».
В указанных мероприятиях принял участие младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД Д.И.Варнашов.
II Международная научно-практическая конференция «Управление документами в цифровой экономике: проблемы взаимодействия».
В работе конференций приняли участие представители Беларуси, Казахстана, Армении, Германии, России и Швеции, всего более 80 человек. В рамках работы конференции было заслушано в общей сложности свыше 40 докладов и сообщений.
Ряд докладов вызвал особый интерес у участников конференции.
М.В.Ларин (зав.кафедрой АС ДОУ ИАИ РГГУ) в своем выступлении отметил наличие проблемы взаимодействия – между документами и документированной информацией, различными информационными системами, между гражданами и государством. Большое количество вопросов возникает и при реализации программы «Цифровая экономика». Основным вектором развития ДОУ является переход на электронный документооборот и управление на основе данных. При этом, какое-то время параллельно будут создаваться как документы на бумажных носителях, так и электронные документы (далее – ЭД) («гибридное делопроизводство»). Однако в дальнейшем неизбежно доминирование управления на основе данных, что порождает большое количество вопросов для документоведов и архивистов.
Зачастую законодательство не соответствует потребностям цифровизации экономики, особенно в отношении терминологического единства при управлении документами.
Проблему трансформации состава архивных и документальных фондов организаций в своем докладе осветила С.С.Кичигина (заместитель начальника Управления архивами Свердловской обл.). Как отмечает специалист, многочисленные отчеты, которые заполняются в государственных информационных системах, можно уже не встретить в составе документальных фондов организаций.
Возникают проблемы при разработке номенклатуры дел – в части классификации документов в пределах документального фонда. Например, если протокол сохраняется на бумажном носителе, то приложения к протоколу далеко не всегда сохраняются на бумажном носителе (чаще всего они создаются только в электронном виде).
Еще один пример – это документы стратегического планирования. Указанные документы создаются, обрабатываются и представляются на рассмотрение в рамках информационных систем. В этой связи не совсем понятно, что же останется в документальном фонде организация, если документы (информация) введены в информационную систему, которая управляется другими организациями.
На сегодняшний день в ДОУ используются самые современные технологии, что подтверждается докладом А.М.Савельева (АО «Компания ИНТЕРТРАСТ») о применении искусственного интеллекта для работы с ЭД. В частности, технологии искусственного интеллекта дают возможность автоматического создания РКК в СЭД на основе выделения из документа необходимых реквизитов, а также на основе автоматической классификации документов. Интеллектуальный поиск предоставляет возможность искать документы не только на основании текстовых совпадений, но и по контексту. С развитием технологии искусственного интеллекта ее применение в СЭД будет позволять получать более точные результаты.
В связи с активным обсуждением в Республике Беларусь целесообразности создания единой СЭД для государственных органов большой интерес представляет опыт Казахстана в данной сфере. В докладе М.Х.Жакыпова (Академия государственного управления при Президенте Республики Казахстан) подробно был освящен вопрос построения в Казахстане единой СЭД, а также единой системы архивного хранения ЭД государственных органов. Стоит отметить, что проект по разработке единой СЭД государственных органов в Казахстане стартовал еще в конце 1990-х годов прошлого столетия.
Острым и злободневным можно назвать доклад Н.А.Храмцовской (ООО «ЭОС»), посвященный проблемам использования ЭЦП. По словам специалиста, в сферах, где имеется возможность получить нелегальный доход, использование ЭЦП порождает серьезные риски. На практике достаточно часто распространены ситуации, когда руководителем организации его личная ЭЦП передается другим работникам организации «под честное слово». Такая халатность приводит к хищениям ЭЦП, воровству денежных средств, незаконными сделками с недвижимостью и др.
Д.И.Варнашов в рамках секции «Проблемы работы с электронными документами в архивах» выступил с докладом «Перспективы комплектования государственных архивов документированной информацией социальных сетей».
XXVI международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: делопроизводство и архивное дело в условиях цифровой трансформации».
В конференции приняли участие руководители и представители архивных учреждений из 15 стран: Армении, Беларуси, Боснии и Герцеговины, Вьетнама, Германии, Испании, Казахстана, Кыргызстана, Монголии, России, Словении, Узбекистана, Финляндии, Хорватии и Черногории – всего около 400 специалистов.
С приветствиями к участникам конференции обратились руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов, генеральный секретарь МСА Антеа Сэлес, председатель Евразики, директор Национального архива Республики Армения А.С.Вирабян, директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.И.Кураш, президент Университета Alma Mater Europaea Людвик Топлак.
А.Н.Артизов проинформировал присутствующих об окончании общественного обсуждения типовых функциональных требований для СЭД и ИС архивного хранения электронных документов государственных органов. К концу 2020 года должна быть окончена разработка концепции государственного архива электронных документов (филиал ГАРФ в г. Обнинске, строительство которого начнется в 2020 г.). Руководителем Росархива было подчеркнуто, что хранение ЭД всех государственных органов в одном ЦОД является правильным и эффективным решением.
В ближайшее время ожидается принятие поправок в Закон «Об электронном документе». Также на сегодняшний день заканчивается работа над новой редакцией Перечня типовых документов с указанием сроков хранения. В новом перечне будет оптимизирован состав документов постоянного хранения, сокращены сроки временного хранения ряда документов.
Следующим этапом в оптимизации механизма отбора документов на хранение должно стать создание «Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях».
Создание Реестра как единой базы данных по срокам хранения видов и разновидностей документов позволит решить проблему обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, осуществить оптимизацию, а в перспективе – унификацию состава документов органов власти, облегчить работу по составлению номенклатур дел, ведомственных перечней и проведению экспертизы ценности документов.
В.Э.Баласанян (ООО «ЭОС») в своем выступлении осветил проблему сохранности ЭД и построения архивных систем, а также рассказал о перспективах развития рынка электронного документооборота в России. Эксперт отметил, что хранение ЭД должно осуществляться в наиболее устойчивых файловых форматах, т.к. архивы физически не могут поддерживать все имеющиеся форматы документов. Большую проблему составляет хранение баз данных, которые получают все большее распространение в государственном управлении. Отдельный блок рисков, возникающих при хранении ЭД, связан с поддержкой программного обеспечения производителями. История знает достаточное количество примеров, когда производитель ПО и АО закрывался. Как следствие, прекращалась поддержка соответствующей продукции, что приводило к невозможности ее использования в будущем.
Г.А.Двоеносова (ВНИИДАД, ИАИ РГГУ) провела параллель между создающейся в РФ национальной системой управления данными и проектами, которые реализовывались еще в СССР. В частности, с Общегосударственной автоматизированной системой учета и обработки информации (ОГАС). Цель реализации проекта – перестройка управления экономикой на основе данных в электронном виде.
8 ноября (второй день XXVI конференции), была организована экспертная дискуссия в рамках следующих тематических секций:
«Делопроизводство и управление данными в условиях цифровой трансформации»;
«Архивы и архивное дело в условиях цифровой трансформации»;
«Актуальные вопросы подготовки документоведов и архивистов: новые образовательные технологии».
О.Н.Букреева (ВНИИДАД) проинформировала коллег о результатах мониторинга документооборота в федеральных органах исполнительной власти РФ в 2018 году. Среди наиболее острых проблем работы с ЭД были выделены:
несовершенство правового регулирования;
организационные проблемы (дублирование ЭД на бумажных носителях, искажение ЭД при конвертации, отсутствие в СЭД инструментов проведения экспертизы ценности ЭД, нерешенность вопроса носителя для архивного хранения ЭД);
недостаточное финансирование.
В докладе Л.П.Афанасьевой (ВНИИДАД) «Документ или дело: судьба единицы учета и хранения в эпоху электронного документооборота» был поднят вопрос перехода на подокументный учет, а также высказана мысль о нецелесообразности формирования дел (в виде логических комплексов).
Докладчик отметила, что дело в качестве учетной единицы является негибким инструментом, и не подходит для организаций, работающих по проектной модели.
Некачественные («глухие») заголовки дел не раскрывают состав документов дела. В первую очередь, дело играет учетную функцию, но не поисковую. Также формирование документов в дела приводит к «наследованию» сроков хранения документов (например, срок хранения приложений к протоколам заседаний комиссий равен срокам хранения самих протоколов и т.д.).
Н.А.Муравьева (ИАИ РГГУ) в докладе «Особенности систематизации документов на современном этапе» отметила, что номенклатура дел позволяет относить документы к одному конкретному комплексу (делу). В свою очередь, подокументная классификация в СЭД позволяет классифицировать документы на основе различных критериев (по типам, структурам, контрагентам, проектам и др.).
В рамках дискуссии участниками конференции было признано, что переход на подокументый учет является преждевременным. В частности, не совсем понятно, как быть в такой ситуации с архивными делами, которые уже находятся на хранении.
Некачественное формирование заголовков дел свидетельствует о низком профессиональном уровне специалиста(-ов), а не о необходимости отказаться в делопроизводственной практике от формирования дел. Стоит отметить, что предложения по переходу на подокументный учет не являются новыми. Такую идею в своей диссертации высказывала еще А.Н.Сокова (1970-е гг.).
Ряд докладов были посвящены переводу кадрового делопроизводства в электронный вид. Так, С.А.Глотова (ИАИ РГГУ), отметила, что основной сложностью перехода на кадровое делопроизводство в электронном виде являются нормативные ограничения, зафиксированные в Трудовом кодексе.
В рамках секции «Делопроизводство и управление данными в условиях цифровой трансформации» Д.И.Варнашов выступил с докладом «Новации в правовом регулировании порядка работы с электронными документами и перспективы комплектования ими государственных архивов Беларуси». В рамках доклада иностранные коллеги были проинформированы о новых нормативных правовых актах, которые были приняты в Республике Беларусь в конце 2018 – начале 2019 гг., и регулируют порядок работы с электронными документами (документами в электронном виде). Также коллегам была представлена информации о ходе реализации Плана мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов.
10 Конференция архивов славянских стран «Архивы славянских стран в эпоху цифровой трансформации».
Открыл конференцию директор ВНИИДАД Н.Н.Куняев. Он поприветствовал гостей и отметил, что конференция архивов славянских стран впервые проходит в Москве. Большинство ее участников приняли активное участие в только что завершившейся XXVI Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: делопроизводство и архивное дело в условиях цифровой трансформации».
Руководитель Росархива С.Н.Артизов в своем выступлении отметил, что переход на подокументный учет архивных документов будет реализован, когда основными в архивах будут ЭД. Также в РФ идет работа по созданию системы удаленного доступу к электронным копиям архивных документов и НСА.
Директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерств юстиции Республики Беларусь В.И.Кураш проинформировал коллег о состоянии архивной отрасли в стране. Особое внимание в выступлении было уделено вопросу перехода в Республике Беларусь на архивное хранение ЭД.
По итогам состоявшихся мероприятий можно сделать следующие основные выводы:
1. По-прежнему актуальными и острыми остаются проблемы долговременного хранения ЭД. В этой связи критически важным является участие архивистов в разработке программных решений для организации архивного хранения ЭД. В этой связи опыт Республики Беларусь можно признать положительным, так как архивистами были сформулированы нормативные требования к порядку хранения ЭД. В свою очередь, уже задача ИТ-специалистов реализовывать указанные требования в соответствующем ПО.
2. Все большее распространение в сфере управления документами и архивами получают технологии искусственного интеллекта. Применение указанных технологий приводит к значительной экономии времени при работе с документами, а также ускорению всех бизнес-процессов организации. В этой связи у специалистов по управлению документами и архивами появляется серьезный конкурент в борьбе за рабочие места.
В этой связи важным является разносторонняя подготовка специалистов по управлению документами и архивами, оперативное «подстраивание» учебных программ под текущие тенденции и запросы. На сегодняшний день специалист по управлению документами и архивами должен обладать обширными знаниями не только в профессиональной (архивно-документоведческой) сфере, но и в ряде смежных. В первую очередь – это ИТ, юриспруденция, экономика и менеджмент. Только междисциплинарный подход позволит готовить специалистов, востребованных на рынке труда, а архивистам и документоведам – занять свою нишу в ситуации трансформации процессов делопроизводства и архивного хранения документов.
3. Наблюдается определенная трансформация представлений о таком нормативно правовом акте, как Перечень типовых документов с указанием сроков хранения. Интересным представляется проект создания Реестра видов документов, над разработкой концепции которого сейчас работает коллектив ВНИИДАД. Представляется целесообразным анализировать указанный опыт России по изменению форматов Перечней документов с указанием сроков хранения.
4. Сложным является вопрос обеспечения права на неприкосновенность личной жизни в условиях повсеместного проникновения информационных технологий. В контексте архивного хранения документов это выливается в дилемму: что приоритетнее – право конкретного гражданина на неприкосновенность частной жизни или общественный интерес на получение информации? Особую актуальность приобретает вопрос срока ограничения доступа к архивным документам с информацией, содержащей личную тайну граждан. В этой связи видится целесообразным использование комбинированного подхода, когда срок ограниченного доступа к архивным документам может исчисляться на основании нескольких критериев (дата создания документа, дата смерти человека, вид документа).
5. Комплексным и актуальным является вопрос перевода в электронный вид кадрового делопроизводства. Несмотря на возможный экономический эффект, существует ряд проблем, мешающих отказу от документов на бумажных носителях в данной сфере.
В этой связи представляет интерес опыт России, где анонсированы (но пока не приняты) изменения трудового законодательства, которые позволят вести кадровое делопроизводство в электронном виде, а Минтруда России планирует проведение эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством в электронном виде у отдельных работодателей.
Зачастую ограничения по внедрению кадрового делопроизводства в электронном виде устанавливаются законодательством. В Республике Беларусь такие ограничения заложены в Трудовом кодексе и не позволяют отказаться от документов на бумажном носителе при оформлении трудовых отношений.
6. Значительно усложняется проведение экспертизы ценности ЭД в связи появлением новых потенциальных объектов архивного хранения (базы данных, документированная информация социальных сетей и др.). В дальнейшем потребуется серьезная проработка порядка проведения экспертизы ценности указанных объектов архивного хранения.
Соб. инф.
